Cuellos de botella más comunes en el proceso de contratación y cómo solucionarlos

¿Qué son los cuellos de botella?

De una forma sencilla podemos definir el cuello de botella como un elemento que irrumpe en mitad de un proceso y lo interrumpe o hace que vaya mucho más lento. Puede aparecer en la fase de contratación, así como en cualquier otro proceso de la empresa, como el de producción.

Sus causas serán diferentes en cada caso, pero los efectos son bastante similares. Porque el negocio acaba perdiendo tiempo y dinero.

Centrándonos en el proceso de contratación, los cuellos de botella producen ineficiencias que van a dar lugar a que resulte complicado encontrar al candidato adecuado. Por ejemplo, provocando que los candidatos que se presenten no se adapten al perfil buscado, o que el número de solicitudes recibidas sea tan elevado que resulte complicado gestionarlas todas.

Situaciones que dan lugar a cuellos de botella en el proceso de contratación

Aplicar un sistema de contratación descentralizada

En lugar de dejar la labor de reclutamiento en manos del equipo de Recursos Humanos, la empresa apuesta por que cada departamento se nutra de profesionales de la manera que mejor considere.

La ausencia de una estrategia conjunta de reclutamiento puede dar lugar a múltiples problemas como:

• la contratación de candidatos no adecuados para el puesto
• la vuelta a la plantilla de personas que habían sido despedidas
• la aplicación de criterios subjetivos en la contratación.

Selección manual de candidatos como una de las causas de los cuellos de botella

Las empresas que siguen llevando a cabo el proceso de selección a la antigua usanza tardan mucho en encontrar al candidato adecuado para el puesto. Esto puede provocar que, cuando se deciden por una persona, ésta ya esté trabajando en otro sitio.

La criba manual de currículums es un proceso largo y tedioso que genera cuellos de botella, impidiendo avanzar en la selección. De ahí que muchas organizaciones ya están confiando en la tecnología de última generación para llevar a cabo esta labor de forma automatizada.

Tener una gestión interna con mucha burocracia

A veces ocurre que el problema en sí mismo no está en el proceso de selección, sino en la tramitación interna de los departamentos.

Por ejemplo, si después de cada entrevista el reclutador tiene que rellenar complejos informes y remitirlos a su jefe, todo el proceso se ralentizará. En este sentido, simplificar la tramitación interna puede ayudar a que todo fluya de manera más natural.

Cómo evitar cuellos de botella en el proceso de selección

Compartir la oferta de empleo en los canales adecuados

Uno de los problemas con los que se encuentra el personal de reclutamiento es que, o bien tiene muchos perfiles que no encajan por evaluar, o muy pocos. Esto puede estar causado por un error tan frecuente como no haber elegido bien el lugar o lugares en los que se publica la oferta de empleo.

Aunque es cierto que muchas personas en búsqueda de empleo tienen perfiles abiertos en diferentes plataformas especializadas y en redes sociales profesionales como LinkedIn, publicar la oferta de trabajo solo en un canal implica perder un buen número de candidatos.

Ahora bien, si nuestro personal de Recursos Humanos tiene que trabajar con currículums recibidos desde muchas plataformas diferentes, su trabajo se vuelve mucho más complicado.

Lo que se puede hacer en estos casos es publicar solo en tres o cuatro canales. Pero que sean los más adecuados para poder encontrar en ellos el perfil buscado. Hay que estar allí donde se encuentra el candidato.

Por ejemplo, si buscamos un perfil muy profesional y con experiencia, podemos recurrir a medios como LinkedIn. Mientras que, si necesitamos un empleado poco cualificado, podemos hacer uso de plataformas como Buscojobs.

Definir bien la oferta de trabajo como forma de evitar los cuellos de botella

Suele decirse que un 70% de los currículums que reciben las empresas para cada puesto ofertado no se adaptan a lo que estas necesitan.

En realidad, esto no es culpa de quienes buscan empleo, sino de la redacción que se le ha dado a la oferta de trabajo. Muchas veces, los anuncios son tan poco claros y concisos que un gran número de candidatos consideran que encajan dentro del perfil. Esto se debe al uso de expresiones genéricas del tipo “buscamos personas proactivas”.

Una buena oferta de empleo debería definir de forma concreta qué es lo que se busca, tanto en materia de habilidades duras como de habilidades blandas. En lugar de “buscamos personas proactivas”, vamos a explicar qué tipo de proactividad es la que quiere nuestra empresa en quien ocupe el puesto vacante.

Una oferta de trabajo bien definida ayuda a que sean los propios candidatos los que se criben a sí mismos. El resultado es que el número de currículums recibidos es menor pero, a cambio, los perfiles de los interesados en el puesto se adaptan mejor a lo que necesita la organización en ese momento.

Otra forma de contribuir a una criba rápida de candidatos es hacer uso de las killer questions o preguntas de filtrado ya en la primera fase de la selección. Le podemos preguntar a los interesados si tienen disponibilidad para trabajar en fin de semana o para viajar, si han dirigido equipos de trabajo, etc.

Buena comunicación entre los departamentos

Definir correctamente la oferta de trabajo es complicado si antes no se ha establecido una buena comunicación entre el departamento de Recursos Humanos y el departamento que busca a un nuevo empleado.

Este último es el principal responsable de definir qué es lo que necesita, y debe hacerlo en un primer momento. Porque, el hecho de que luego ese departamento aporte información accesoria, cuando los anuncios ya están publicados, dará lugar a un proceso totalmente ineficiente y habrá que empezar de nuevo desde cero.

Hacer entrevistas cortas y precisas como forma de evitar los cuellos de botella

Las entrevistas de trabajo, tal y como han estado configuradas hasta ahora, aportan realmente muy poco al proceso de evaluación. Porque mucha de la información se acaba perdiendo por el camino. Esto pone a los reclutadores en una situación en la que no saben muy bien a qué candidatos llevar a la siguiente fase del proceso, generando entonces un cuello de botella. 

Una de las formas de que esto no ocurra es simplificando el proceso de entrevista. Creando un guión con cuestiones clave que son a las que se va a ceñir el entrevistador. Así mantenemos la conversación focalizada y nos aseguramos de obtener la información que realmente nos hace falta.

Además, hay que tener en cuenta que la disponibilidad de los candidatos puede suponer un problema. Para que esto no cause retrasos, es buena idea crear un calendario flexible e intentar ajustar las citas lo máximo posible. Para ello, se recurre incluso a la entrevista mediante videollamada si a la persona a entrevistar no le resulta viable desplazarse en las fechas que se le han propuesto.

Establecer un sistema sencillo de reportes

Antes hemos visto que demasiada burocracia interna puede ralentizar el proceso de contratación. Si ya hemos simplificado la criba de currículums y hasta las entrevistas, el siguiente paso es hacer más sencilla la tramitación interna.

En lugar de largos y complejos informes, los responsables de la selección elaborarán reportes sencillos en los que recogerán la información básica de cada candidato. Esto lo compartirán de forma inmediata con el resto del equipo y con los superiores.

Basta con crear una especie de pequeño cuestionario que el empleado puede cumplimentar rápidamente con la información que ha obtenido del currículum y de la entrevista. El objetivo es, que de un solo vistazo a ese documento, ya podamos saber si estamos ante un candidato que debe seguir adelante en el proceso de selección.

Una cuestión importante sobre los cuellos de botella

La presencia de cuellos de botella dentro de la selección nos demuestra que hay puntos débiles dentro de la organización. Además, que no todos los procesos aplicados funcionan tan bien como cabría esperar de ellos.

Por eso, cuando detectamos que hay uno de esos factores que hacen que el proceso de selección y contratación se ralentice, debemos buscar la causa que lo está generando. Si trabajamos en la raíz del problema, conseguimos evitar que la situación se repita en el futuro.

Puede ocurrir que la solución para ese cuello de botella no sea rápida, pero lo que nos interesa en todo caso es que sea eficaz. Es posible que ahora tardemos más en solucionarlo pero, una vez que lo hagamos, podemos tener por seguro que no volverá a aparecer en el futuro. Por el contrario, si le damos una solución rápida, podemos acabar descubriendo que esta era ineficaz.

Como toda mejora en los procesos internos de la empresa, las posibles soluciones a los cuellos de botella deben ser bien meditadas, puestas en práctica, y hay que analizar sus consecuencias. El resultado será un proceso de contratación mucho más rápido y eficaz.

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