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Planificación de la fuerza laboral: preparando el futuro

En el ámbito empresarial, el final del año es siempre buen momento para evaluar las metas conseguidas y organizar la gestión de recursos de cara al siguiente ejercicio. Por tanto, es ahora cuando hay que llevar a cabo la planificación de la fuerza laboral.

Saber qué recursos van a hacer falta en materia de personal y cómo se van a gestionar, es especialmente importante para que las organizaciones puedan sobrevivir en un entorno que es cada vez más cambiante y complejo.

Al abordar esta tarea, las empresas se preparan para hacer frente a los desafíos que están por llegar y para capitalizar las oportunidades que puedan aparecer. Construyendo una plantilla lo suficientemente sólida como para garantizar que tendrá altas posibilidades de alcanzar el éxito en todo lo que se proponga.

Tabla de contenidos

La planificación de la fuerza laboral y su importancia en el contexto actual

Planificar la fuerza laboral es un proceso estratégico que llevan a cabo las empresas para abordar la gestión de Recursos Humanos de la forma más eficiente posible. Esto implica conocer bien el entorno actual y también lo que está por llegar. Porque la plantilla no solo debe ser capaz de hacer frente con eficiencia a los retos actuales, sino que tiene que ser capaz de hacerlo con los que lleguen en el futuro.

A través de esta labor de planificación, las organizaciones alinean sus objetivos empresariales para que sean acordes a la disponibilidad de personal y a las habilidades de los miembros de su plantilla. Esto permite marcar metas mucho más realistas y fáciles de alcanzar. 

Pero, ¿por qué se ha vuelto tan importante esta tarea? Lejos de lo que algunos piensan, no se trata de una mera tendencia en el campo de los Recursos Humanos, sino de una auténtica necesidad. Y esto no se explica por una sola razón, sino que debemos tener en cuenta varias.

Anticipación a los cambios en el mercado

Evaluar y determinar cómo debe ser la plantilla de una empresa permite a la organización estar preparada para los cambios que se puedan producir en el mercado. Si hay una buena planificación, ajustar la fuerza laboral para seguir manteniendo o ganando competitividad, resulta mucho más sencillo.

Optimización de Recursos Humanos

Una asignación eficiente de los recursos es esencial en todas las áreas de la empresa, y los Recursos Humanos no son una excepción. Si las organizaciones llevan a cabo una asignación eficiente del personal, consiguen tener a la persona más adecuada en cada puesto.

Esto implica aprovechar bien el talento y sacarle todo el partido posible, a la vez que evita la subutilización de las capacidades de los empleados o una sobrecarga de tareas sobre ciertos miembros de la plantilla. Algo que influye de manera muy positiva tanto en la motivación como en la productividad. Y que también aumenta los niveles de fidelidad de los empleados hacia la empresa, porque se sienten valorados.

Desarrollo de habilidades y talento

Al hacer la planificación, las empresas evalúan las habilidades críticas que necesitan en los miembros de su equipo, e incluso detectan brechas de talento. Esto les permite implementar programas de formación y de desarrollo que mejoren habilidades y competencias que son necesarias para abordar los desafíos presentes y futuros.

Adaptación a la tecnología emergente

La transición digital es un proceso que todas las empresas tienen que abordar y que parece no terminar nunca, porque la tecnología continúa avanzando día a día.

En este sentido, si se ha hecho una buena planificación de los RRHH, la empresa puede tener la seguridad de contar con personas que están bien capacitadas en materia tecnológica, lo que le garantiza una transición más suave hacia un entorno cada vez más digitalizado.

Gestión efectiva de la diversidad

La planificación de la fuerza laboral es, además, una forma de promover la diversidad dentro de la empresa. El objetivo en este caso es intentar acabar con los grupos de trabajo demasiado homogéneos y dar cabida en ellos a personas de diferentes orígenes, edad, etc.

Preparación para las crisis y los cambios inesperados

Los acontecimientos de los últimos años nos han demostrado que las circunstancias pueden cambiar rápidamente por cuestiones como la economía, la salud pública o la geopolítica. De ahí que las empresas actuales necesiten estar más preparadas que nunca para poder hacer frente a todos los eventos disruptivos que estén por llegar, minimizando con ello el impacto en su actividad.

Mejora de la retención y la moral

Si hay una planificación efectiva del personal, se crea un entorno laboral que es capaz de satisfacer las necesidades y las expectativas de los empleados. Esto hace que se sientan más cómodos y que se incremente su nivel de compromiso con la empresa. 

Es decir, que si se hace bien, la planificación de la fuerza laboral puede ayudar a retener el talento, y también puede ayudar a captarlo en el mercado laboral.

Cómo planificar la fuerza laboral de cara al futuro

Para conseguir que la planificación de RRHH sea efectiva, hay que considerar una amplia variedad de factores. Entre ellos, podemos destacar los siguientes:

Analizar las tendencias del mercado

La empresa tiene que estar al tanto de los cambios importantes que se estén produciendo o puedan producirse en el futuro más inmediato.

Esto implica conocer los cambios en los gustos y necesidades de los consumidores que van a dar lugar a una variación en sus preferencias y en la demanda. Si sabemos cómo va a cambiar la demanda, es posible ajustar desde las estrategias de producción y marketing hasta las necesidades de fuerza laboral. 

Identificar las habilidades críticas

Las habilidades y competencias que se exigen a los trabajadores han cambiado mucho en los últimos años. Si hace unas décadas solo importaban las capacidades técnicas, hoy por hoy le damos prioridad a las habilidades blandas.

Actualmente, las organizaciones demandan empleados que sean capaces de trabajar en equipo y tengan una buena resistencia frente al estrés. Pero, ¿seguirá siendo así en el futuro? A medida que cambian el mercado y las formas de trabajar, también van a variar las habilidades blandas necesarias.

Por eso, las empresas tienen que hacer una labor de identificación de las habilidades que van a ser críticas en el futuro. Porque así pueden adelantarse a los acontecimientos y empezar a preparar su plantilla. Tanto contratando nuevo talento como promoviendo el desarrollo de nuevas habilidades entre sus empleados.

Para que esta medida sea realmente exitosa, primero es necesario llevar a cabo una evaluación de las habilidades actuales. No podemos fijar metas realistas si no sabemos cuál es exactamente nuestro punto de partida.

Una vez detectadas las debilidades y fortalezas de los miembros de la plantilla, entonces sí es posible empezar a trabajar en el desarrollo de competencias que van a ser esenciales en el futuro.

Gestión de la sucesión

Todos los cambios que se producen en las organizaciones alteran el equilibrio de las mismas. Esto es algo que se aprecia especialmente cuando hay ajustes en los puestos de responsabilidad.

A fin de que esa inestabilidad dure lo menos posible, es buena idea cubrir las vacantes con talento interno. Que sean los trabajadores que ya están en la empresa los que tengan la oportunidad de ascender. Como estos ya conocen la organización y son conocidos por la plantilla, el proceso de adaptación es mucho más rápido.

Para que esto pueda hacerse de forma eficiente, es necesario que la planificación de los recursos humanos incluya un sistema de gestión de la sucesión. A través de él es posible identificar a los empleados mejor preparados para ascender y capacitarlos para que, cuando llegue el momento, asuman nuevas responsabilidades.

Integrar tecnologías emergentes

La Inteligencia Artificial, la automatización y el Big Data han cambiando de manera radical la forma de trabajar, y lo han hecho en muy poco tiempo.

Las empresas que quieren estar preparadas para el futuro tienen que evaluar la forma en que estas nuevas tecnologías (y las que están por llegar) pueden afectar a su operativa. Y valorar si es momento de integrarlas y qué tipo de formación hay que dar a los empleados para vencer la resistencia al cambio y conseguir que su trabajo se vuelva más efectivo.

En la actualidad, no es posible planificar la gestión de personal sin tener en cuenta la influencia de la tecnología en la forma de trabajar. Por tanto, es importante diseñar un plan que permita una fácil adaptación del personal a la tecnología.

Evaluación y ajuste continuo

Ninguna planificación es inamovible, y mucho menos la que afecta al personal de la organización. Por mucho análisis que hagan las empresas, hay sucesos que son totalmente imprevisibles y pueden cambiar el escenario de manera muy rápida.

De ahí la necesidad de que la planificación sea flexible y se pueda ir amoldando si hay cambios de gran entidad.

Abordando la planificación de la fuerza laboral, las organizaciones están mejor preparadas para hacer frente a los desafíos y oportunidades que puedan aparecer en el futuro. Contando con una capacidad de flexibilidad y de adaptación que es esencial para alcanzar el éxito en un entorno empresarial que está en constante cambio.

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