Siamo nell’era digitale, e basta influenzando anche il processo di adattamento dei nuovi dipendenti alle organizzazioni. Il cosiddetto processo di onboarding è ora più virtuale che mai.
In un mondo tecnologico, vediamo quotidianamente come i processi abituali sia nella vita quotidiana che nel lavoro stanno cambiando poco a poco. Adesso la lista della spesa non la facciamo più su un foglio di carta, ma la prepariamo tramite un'app che abbiamo scaricato sul cellulare, seguiamo un corso di inglese online e possiamo svolgere il nostro lavoro anche da casa.
Sommario
Qual è il processo di onboarding?
Anche se viene definito un processo di accoglienza, la verità è che è molto più di questo. È il fase di adattamento del nuovo dipendente alla sua posizione e ai suoi colleghi. È un momento fondamentale per generare un forte legame tra individuo e azienda, il primo passo per garantirlo nasce il sentimento di appartenenza quanto sia necessario trattenere il talento.
Fasi di onboarding
L'onboarding prevede diverse fasi. Nella prima, cerchiamo rispondere a domande relative all'azienda e che il nuovo lavoratore deve sapere. Ad esempio, cosa fa l’azienda? Qual è la tua cultura e quali sono i tuoi valori? Cosa ci si aspetta dai membri dello staff?
La seconda fase si concentra su spiegare come si fanno le cose. Attraverso esso, il neo assunto conoscerà in modo approfondito i processi lavorativi, gli strumenti che dovrà utilizzare quotidianamente, le misure di sicurezza, i piani di conciliazione esistenti, ecc.
Progettare o applicare male l'onboarding è quasi altrettanto negativo quanto non avere un processo di accoglienza per le nuove aggiunte. Questo finisce comportando inefficienze, perché il dipendente non sa bene cosa ci si aspetta da lui né come deve svolgere il suo lavoro. Ciò può portare a conseguenze quali le dimissioni volontarie del lavoratore dalla posizione o l'inflizione di un incidente sul lavoro nei suoi primi giorni in azienda.
La procedura di accoglienza e accoglienza fa parte dell' esperienza dei dipendenti, un compito in cui le aziende hanno ancora molto da fare. Non invano, il primo barometro dell’esperienza dei dipendenti in Spagna, realizzato nel 2018, ha rivelato una cosa molto importante: per i lavoratori è fondamentale sentire il sostegno e la chiarezza da parte dell'organizzazione durante il processo di adattamento alla posizione.
Il piano di accoglienza nell’era digitale
Tradizionalmente, l'onboarding è stato fatto faccia a faccia, affinché Il nuovo dipendente ha un tutor o una guida durante i primi giorni di lavoro. Questa persona ha il compito di fornirti tutte le informazioni necessarie sull'azienda e sulla tua posizione, spiegandoti come dovresti svolgere i tuoi compiti.
Se ben progettato e applicato, questo processo può essere un completo successo. Ma molte aziende non vogliono applicarlo perché significa perdere produttività. Ci vorranno alcune settimane prima che il nuovo lavoratore si presenti al 100%. Inoltre, per alcuni giorni, anche il dipendente che funge da tutore non sarà in grado di prestare la massima attenzione alle sue attività quotidiane.
La soluzione a questo è un processo di onboarding digitale o virtuale, che persegue lo stesso obiettivo di adattamento, ma utilizza strumenti tecnologici per fornire tutte le informazioni. Questo ci permette di accogliere adeguatamente anche i dipendenti che lavorano da remoto fin dal primo momento. Inoltre, funziona anche laddove solitamente è più difficile generare un sentimento di appartenenza all'organizzazione mantieni il tuo impegno.
Vantaggi dell'onboarding digitale
Se mettiamo tutte le informazioni in formato digitale a disposizione dei nuovi assunti, loro hanno il vantaggio di potranno consultarlo e rivederlo quando lo ritengano necessario. Se hai una domanda o qualcosa non ti è chiaro, non hai bisogno di rivolgerti a nessuno, puoi risolvere il problema consultando il manuale di benvenuto. In questo modo, Si sentono molto più autonomi e sicuri di sé in un momento in cui questo è particolarmente importante.
Inoltre c’è il paradosso che nell’ambiente digitale il lavoro è più meticoloso. Include un manuale di benvenuto scritto come ebook o diapositive informazioni più dettagliate rispetto a quanto solitamente comunica una persona quando agisce in qualità di tutore di un nuovo dipendente.
Lo è invece un processo di accoglienza digitalizzato Molto più facile da personalizzare. SÌDobbiamo solo inviare al dipendente le informazioni di cui ha bisogno per la sua posizione.
E non possiamo dimenticare cosa provano coloro che stanno attraversando il processo di onboarding. Un nuovo dipendente di solito è nervoso e un po’ “spento”. Se, invece di portarti a una riunione o avere una persona che supervisiona tutte le tue attività, ti forniamo strumenti digitali da utilizzare secondo i tuoi ritmi, il la motivazione aumenta.
È dimostrato che la missione e i valori di un’azienda possono essere assorbiti più rapidamente guardando un breve video che attraverso un discorso denso basato su questi argomenti. E lo stesso accade con altre questioni come l’assimilazione dei processi lavorativi.
Completamente in linea
In un mercato del lavoro in cui trovare talenti non è facile, molte aziende stanno già optando per il telelavoro nella sua versione più estrema: assumere persone che non risiedono nemmeno nella stessa città in cui si trovano, magari nemmeno nello stesso Paese, e che non passeranno mai attraverso i locali fisici dell'attività.
In questo senso, un piano di affidamento virtuale è la soluzione migliore colmare la distanza fisica tra azienda e dipendentee garantire che l’adattamento sia efficace e rapido come dovrebbe essere.
Come applicare con successo l'onboarding digitale
Pianificare e progettare il piano di accoglienza
L’aspetto positivo dell’utilizzo degli strumenti digitali è che il duro lavoro dovrà essere svolto solo una volta. Questo perché il materiale realizzato potrà essere utilizzato con tutti i nuovi dipendenti che arriveranno in azienda.
Tuttavia, poiché abbiamo bisogno di un certo grado di personalizzazione e adattamento, è meglio farlo dividere il contenuto in più blocchi.
In primo luogo, dobbiamo sviluppare il contenuto che deve essere conosciuto dal primo all'ultimo dipendente dell'organizzazione: la storia dell'azienda, i suoi obiettivi, le sue prospettive a medio e lungo termine, la sua missione, visione e valori, e i suoi cultura. Trattandosi di argomenti piuttosto densi, è interessante la ricerca media più divertenti, come una piccola guida molto sintetica, un video o qualche slide. Questo materiale dovrà essere inviato all'indirizzo email dei neo assunti il primo giorno di lavoro.
D'altra parte, il materiale deve essere progettato per spiegare argomenti più specifici relativi a ciascuna posizione e al modo in cui viene svolto il lavoro. Oltre alle informazioni puramente teoriche, puoi includerne alcune proposta di gamification in modo che il dipendente possa mettere alla prova le proprie capacità in un ambiente simulato prima di iniziare ad assumere responsabilità reali.
Non esagerare con il contenuto
Il piano di accoglienza deve essere semplice, e Le informazioni devono essere fornite progressivamente e senza travolgere. Se fin dal primo momento chiediamo al nuovo lavoratore di passare ore e ore a guardare il materiale della guida di benvenuto, alla fine ne rimarrà sopraffatto.
Non solo devi regolare la lunghezza e la densità del contenuto, devi anche farlo controllare i tempi. Non è necessario comunicare tutto il primo giorno, la procedura di onboarding può essere estesa per due o tre settimane, permettendo al dipendente di conoscere meglio l'azienda e i suoi processi, imparando allo stesso tempo a svolgere il proprio lavoro in modo più pratico e reale.
Seguito
Automatizzare il processo di onboarding non significa inviare una serie di contenuti online al dipendente, o dargli accesso a una piattaforma e dimenticarsene, niente di tutto questo. È assolutamente necessario monitorare o dare seguito.
Bisogna farlo garantire che il lavoratore impari le cose e si adatti, ma devi anche farlo controlla di sentirti a tuo agio e felice. Se hai assorbito le nozioni di base ma ritieni che non siano del tutto adatte, c'è il rischio che vorrai andartene.
Coinvolgi il resto della squadra
Il processo digitale può avere anche un aspetto umano. È importante che gli altri colleghi del nuovo dipendente mostrino il loro sostegno e lo aiutino nei primi giorni. Anche potrebbe esserci quella figura del guardiano di cui abbiamo parlato prima, anche se ora il suo peso sarà molto inferiore.
I pacchetti di benvenuto digitali rappresentano un importante strumento di supporto e apprendimento per chi è appena entrato in azienda, anche per chi lavora lì già da tempo, ma ha cambiato posizione. Un processo di onboarding digitale ben fatto ottiene risultati trattenere nuovi talenti e che può diventarlo pienamente operativo in meno tempo. Se utilizziamo la tecnologia nella selezione del personale e nello sviluppo delle attività aziendali, non c’è motivo per cui non dovremmo sfruttare tutti i vantaggi che essa offre anche nell’accogliere nuovi dipendenti.
