Onboarding en un mundo cada vez más virtual

En un mundo tecnificado, vemos a diario cómo los procesos habituales tanto en la vida diaria como en el trabajo van cambiando poco a poco. Ahora ya no hacemos la lista de la compra en un trozo de papel, sino que la elaboramos a través de una app que hemos descargado en nuestro móvil, seguimos un curso de inglés online, e incluso podemos hacer nuestro trabajo desde casa.

Estamos en la era digital, y eso está afectando también al proceso de adaptación de los nuevos empleados a las organizaciones. El conocido como proceso onboarding es ahora más virtual que nunca.

¿Qué es el proceso onboarding?

Aunque se define como un proceso de acogida, lo cierto es que es mucho más que eso. Es la fase de adaptación del nuevo empleado a su puesto y a sus compañeros. Es un momento que tiene una importancia clave en la generación de un vínculo fuerte entre el individuo y la compañía, el primer paso para conseguir que surja el sentimiento de pertenencia que tan necesario resulta para retener el talento.

El onboarding tiene varias fases. En la primera, se busca dar respuesta a cuestiones relacionadas con la empresa y que el nuevo trabajador necesita conocer. Por ejemplo, ¿qué hace la compañía? ¿Cuál es su cultura y cuáles son sus valores? ¿Qué se espera de los miembros de la plantilla?

La segunda fase se centra en explicar cómo se hacen las cosas. A través de ella, la persona recién contratada va a conocer en profundidad los procesos de trabajo, las herramientas que tendrá que usar en su día a día, las medidas de seguridad, los planes de conciliación que existen, etc.

Diseñar, o aplicar mal el onboarding, es casi igual de malo que no tener un proceso de acogida para las nuevas incorporaciones, y acaba dando lugar a ineficiencias, porque el empleado no sabe bien qué se espera de él ni cómo tiene que desarrollar su trabajo. De esto se pueden derivar consecuencias como que el trabajador presente su renuncia voluntaria al puesto, o que sufra un accidente laboral en sus primeros días en la empresa. 

El procedimiento de bienvenida y acogida forma parte de la experiencia del empleado, una tarea en la que las empresas todavía tienen mucho por hacer. No en vano, el primer Barómetro Experiencia de Empleados en España, realizado en 2018, puso de manifiesto que para los trabajadores es esencial sentir apoyo y claridad por parte de la organización durante su proceso de adaptación al puesto.

El plan de acogida en la era digital

Tradicionalmente, el onboarding se ha hecho cara a cara, de forma que el nuevo empleado cuenta con un tutor o guía durante sus primeros días de trabajo. Esta persona se encarga de proporcionarle toda la información necesaria sobre la empresa y sobre su puesto, explicándole cómo debe realizar sus tareas.

Si está bien diseñado y aplicado, este proceso puede ser todo un éxito, pero muchas empresas no quieren aplicarlo porque implica perder productividad. El nuevo trabajador tardará unas semanas en rendir al 100% y, además, durante unos días, el empleado que actúa como tutor tampoco podrá prestar toda su atención a sus tareas cotidianas.

La solución a esto es un proceso onboarding digital o virtual, que busca el mismo objetivo de adaptación, pero usa herramientas tecnológicas para suministrar toda la información. Esto, además, permite realizar adecuadamente la acogida de aquellos empleados que trabajan de manera remota desde el primer momento, y respecto a los que suele resultar más complicado generar el sentimiento de pertenencia a la organización y mantener su compromiso.

Beneficios del onboarding digital

Si ponemos toda la información en formato digital a disposición de los recién contratados, estos tienen la ventaja de poder consultarla y volver a revisarla cuando lo estimen necesario. Si tienen una duda o algo no les ha quedado claro, no necesitan recurrir a nadie, pueden resolver el problema consultando el manual de bienvenida. De esta forma, se sienten mucho más autónomos y seguros de sí mismos en un momento en el que esto es especialmente importante.

Además, se da la paradoja de que en el entorno digital el trabajo es más meticuloso. Un manual de bienvenida redactado a modo de ebook, o de diapositivas, recoge información más detallada que la que suele comunicar una persona cuando ejerce de tutor de un nuevo empleado.

Por otro lado, un proceso de acogida digitalizado es mucho más sencillo de personalizar, ya que solo tenemos que hacerle llegar al empleado aquella información que necesita para su puesto.

Y no podemos olvidarnos de lo que siente quien está pasando por el proceso de onboarding. Un nuevo empleado suele estar nervioso y un poco “descolocado”. Si, en lugar de llevarlo a una reunión, o poner a una persona a que supervise todas sus tareas, le proporcionamos herramientas digitales para que las use a su ritmo, la motivación aumenta.

Está demostrado que la misión y los valores de una empresa pueden absorberse más rápidamente visionando un pequeño vídeo, que mediante una charla densa basada en estos temas. Y lo mismo ocurre con otras cuestiones como la asimilación de los procesos de trabajo.

En un mercado laboral en el que encontrar talento no es nada fácil, muchas empresas ya están optando por el teletrabajo en su versión más extrema, contratando a personas que ni siquiera residen en la misma ciudad en la que ellas están ubicadas, tal vez ni en el mismo país, y que no van a pasar en ningún momento por las dependencias físicas del negocio. En este sentido, un plan de acogida virtual es la mejor manera de salvar la distancia física entre empresa y empleado, y conseguir que la adaptación sea todo lo efectiva y rápida que debe ser.

Cómo aplicar el onboarding digital con éxito

Planificar y diseñar el plan de acogida

Lo bueno de utilizar herramientas digitales es que el trabajo duro solo va a haber que realizarlo una vez, porque el material creado se podrá utilizar con todos los nuevos empleados que lleguen a la empresa.

No obstante, como necesitamos un cierto grado de personalización y adaptación, lo mejor es dividir el contenido en varios bloques.

En primera instancia, hay que desarrollar el contenido que deben conocer desde el primer hasta el último empleado de la organización: la historia de la empresa, sus objetivos, sus perspectivas a medio y largo plazo, su misión, visión y valores, y su cultura. Al ser temas bastante densos, es interesante buscar medios de comunicación que sean más amenos, como una pequeña guía muy sintetizada, un vídeo, o unas diapositivas. Este material debe hacerse llegar al correo electrónico de las personas recién contratadas en su primer día de trabajo.

Por otro lado, hay que diseñar material para explicar temas más concretos relacionados con cada puesto y la forma de desarrollar el trabajo. Además de información puramente teórica, se puede incluir alguna propuesta de gamificación para que el empleado vaya poniendo a prueba sus habilidades en un entorno simulado antes de empezar a asumir responsabilidades reales.

No excederse con el contenido

El plan de acogida debe ser sencillo, y la información hay que aportarla de manera progresiva y sin agobiar. Si desde el primer momento le pedimos al nuevo trabajador que pase horas y horas viendo el material de la guía de bienvenida, al final se va a ver sobrepasado.

No solo hay que ajustar la extensión y la densidad del contenido, también hay que controlar los tiempos. No es necesario comunicarlo todo el primer día, el procedimiento onboarding puede extenderse durante dos o tres semanas, permitiendo que el empleado vaya conociendo más a fondo la empresa y sus procesos, a la vez que aprende a realizar su trabajo de una forma más práctica y real.

Hacer un seguimiento

Automatizar el proceso de onboarding no significa enviar una serie de contenido online al empleado, o darle acceso a una plataforma, y olvidarse de él, nada de eso. Es totalmente necesario hacer una monitorización o seguimiento.

Hay que asegurarse de que el trabajador va aprendiendo cosas y se va adaptando, pero también hay que comprobar que se siente cómodo y feliz. Si ha absorbido los conceptos básicos, pero siente que no termina de encajar, corremos el riesgo de que desee marcharse.

Involucrar al resto del equipo

El proceso digital también puede tener una vertiente humana. Es importante que el resto de compañeros del nuevo empleado le muestren su apoyo y le ayuden en sus primeros días. Incluso puede existir esa figura del tutor de la que hablábamos antes, aunque su peso será ahora mucho menor.

Los packs de bienvenida digital son una importante herramienta de apoyo y aprendizaje para quienes se acaban de incorporar a la empresa, incluso para quienes ya llevan un tiempo trabajando en la misma, pero han cambiado de puesto. Un proceso onboarding digital bien hecho, consigue fidelizar al nuevo talento y que pueda llegar a ser plenamente operativo en menos tiempo. Si usamos la tecnología en la selección de personal y en el desarrollo de las tareas del negocio, no hay ningún motivo para que no aprovechemos también todas las ventajas que tiene de cara a la acogida de los nuevos empleados.