¿Cómo escalar tu proceso de reclutamiento?

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Para una empresa siempre es una buena noticia el hecho de que su plantilla esté creciendo porque, si necesita más empleados, esto es señal de que el volumen de trabajo está en aumento.   El crecimiento de un negocio debe ser bien gestionado a todos los niveles, muy especialmente desde el punto de vista de los Recursos Humanos. No se trata de ampliar la plantilla a cualquier precio, sino de conformar un equipo de trabajo de alta efectividad, capaz de convertirse en un valor añadido para la empresa que le ayude a diferenciarse de la competencia.   El problema es que, cuando el crecimiento empresarial es muy rápido, surgen las prisas a la hora de aumentar el volumen de trabajadores, y esto puede dar lugar a errores que se suelen pagar caros. En muchos casos, en forma de incremento de la tasa de absentismo y de la tasa de rotación. Para que no suceda, vamos a ver cómo escalar el proceso de reclutamiento para aumentar la plantilla de forma estratégica.  

Plan de contratación estratégico

  El departamento de ventas, el de desarrollo de producto, el de finanzas… Todos ellos suelen actuar bajo la premisa de un plan estratégico que recoge sus objetivos a corto, medio y largo plazo, y las directrices de actuación. Pues bien, el departamento de Recursos Humanos no debería ser una excepción.   Si se va a contratar a un gran número de personas en corto tiempo, es necesario haberlo planificado todo de antemano y haberlo presupuestado.   El plan de contratación prevé las necesidades de trabajadores que pueden surgir en cada departamento, el presupuesto que existe para la contratación, y los tiempos en los que deberían llevarse a cabo las incorporaciones de los nuevos miembros del equipo.   Además, resulta interesante segmentar la información por departamentos. Esto permitirá a los especialistas en gestión de personal saber qué necesidades de personal hay o pueden llegar a surgir en cada área del negocio.  

Mejorar la protección de datos

Cuando los niveles de contratación se intensifican, también hace falta ampliar la plantilla dentro del propio departamento de Recursos Humanos o, al menos, incrementar el número de personas que tienen acceso a los ficheros que contienen datos personales.   A más personas con acceso a la información, mayor riesgo de que surja una brecha de seguridad. Si un problema de ciberseguridad siempre es un quebradero de cabeza para la empresa, lo es todavía más cuando esta está inmersa en un proceso de contratación masiva y necesita tener la información disponible de forma inmediata.   Es por ello que, a medida que crece la plantilla, se hace necesario mejorar los sistemas de protección de datos y de ciberseguridad. Controlando los roles de usuario y los permisos de acceso a la información.  

Conocer la normativa en vigor

  El incremento de la plantilla tiene un coste que la empresa va a tardar un tiempo en recuperar. Sin embargo, se pueden buscar alternativas totalmente legales para que el precio sea menor, y la clave está en conocer bien la legislación laboral. Porque no es infrecuente que se establezcan incentivos a la contratación de ciertos colectivos   Si la empresa contrata a personas que encajen dentro de estos colectivos, pueden obtener interesantes ahorros en las cotizaciones sociales de sus nuevos empleados. Además, estarán dando una oportunidad a quienes lo tienen más complicado para acceder al mercado laboral, algo que también contribuirá a mejorar la imagen de la empresa.  

Hacer una correcta job description

  La job description es una descripción del puesto de trabajo. Las tareas que se incluyen dentro del mismo y las habilidades y capacidades que debe tener quien cubra dicho puesto. Por tanto, es información muy útil tanto a nivel interno como de cara a los candidatos.   Si con antelación al proceso de búsqueda de nuevos empleados se han definido de manera detallada cada uno de los puestos que forman parte de la organización, crear una oferta de empleo será mucho más sencillo y rápido.   Tener este trabajo ya listo ahorrará tiempo a los especialistas en selección de personal y también se lo ahorrará a los candidatos, que podrán saber de forma mucho más rápida si encajan o no en el perfil que está buscando la empresa.

Buscar candidatos en los lugares adecuados

  Hacer crecer la plantilla de forma rápida y efectiva requiere realizar la búsqueda de los candidatos en los lugares más adecuados, que pueden variar en función del perfil que se necesite contratar en cada momento.   Cuanto más especializada esté la fuente en la que se buscan los candidatos, mucho mejor, porque el perfil de los mismos se adaptará más a lo que le hace falta a la empresa.

Automatizar el proceso 

  Ya hay muchas labores del proceso de reclutamiento que se pueden automatizar, especialmente aquellas que son más tediosas y tienen poco valor añadido, como ocurre con la criba de currículums.   Un software de última generación puede encargarse de hacer una selección de los currículums en base a los parámetros señalados por la empresa. De esta forma, descartarán aquellos que no encajen dentro del perfil buscado y pasarán a la siguiente fase del proceso de selección a quienes sí lo hacen.   Mientras tanto, los técnicos de Recursos Humanos pueden dedicarse a tareas de mayor valor añadido como la preparación de las posteriores entrevistas o de las pruebas psicotécnicas que haya que realizar a los candidatos.  

Hacer videoentrevistas

  En un proceso de reclutamiento masivo es posible que las etapas se solapen. Es decir, que mientras algunos candidatos están en su primera entrevista, puede que otros ya estén firmando su contrato. Esto implica un alto volumen de trabajo y de estrés para el personal del departamento de Recursos Humanos, situación que se vuelve todavía más complicada cuando hay más personas de las habituales en la oficina.   Una manera de evitar esto es con las videoentrevistas, que reducen el volumen de personas entrando y saliendo de la empresa y, además, agilizan el proceso de selección, porque las entrevistas realizadas por este medio suelen ser más cortas y van más al grano.   Un reclutador que aplica este método puede realizar muchas más entrevistas que si tuviera que hacerlas al estilo clásico.   La videoentrevista también se usa como método de cribado. Si es necesario conocer más a fondo a los candidatos, se citará a un reunión presencial solo a aquellos que se ha comprobado que encajan más o menos bien en el perfil que se quiere cubrir.

Fijar plazos

  El proceso de reclutamiento puede llegar a demorarse mucho en el tiempo y, a veces, esto es necesario. Sin embargo, cuando la empresa está inmersa en un proceso de crecimiento y necesita reforzar su plantilla, no puede darse el lujo de tardar semanas en cubrir incluso los puestos más sencillos.   Por ello se hace necesario establecer una serie de plazos de actuación. Una fecha tope en la que los procesos de selección y contratación deberían estar terminados.    Aunque esto supone añadir más presión al departamento de Recursos Humanos, también le permite organizar su trabajo de forma más eficiente al llevar a cabo una mejor gestión del tiempo.   No obstante, hay que tener en cuenta que las prisas nunca son buenas cuando se trata de seleccionar candidatos. Por eso, los plazos fijados deben ser siempre suficientes para poder llevar a cabo la tarea de reclutamiento con la máxima calidad posible.  

Reforzar el proceso de onboarding

  El reclutamiento no acaba en el momento en el que el nuevo empleado firma el contrato. Cada vez hay más especialistas que consideran que dentro del mismo hay que incluir la fase de onboarding o de adaptación del nuevo empleado al puesto y a la empresa.   Porque de nada sirve celebrar contratos si, pasadas unas pocas semanas, se hace evidente que el trabajador no encaja en la empresa. En este caso la organización tendrá que prescindir de él, o será el propio empleado el que decida marcharse. Esto genera una rotación que dispara los costes para la empresa y, además, le obliga a iniciar un nuevo proceso de reclutamiento, con el tiempo, dinero y esfuerzo que eso supone.   En épocas de crecimiento las empresas necesitan que sus nuevos empleados se adapten lo mejor y lo más rápido posible, así que habrá que reforzar todavía más el proceso de acogida en la organización. De forma que el nuevo empleado pueda llegar a ser 100% operativo y eficaz lo antes posible.  

Monitorizar y analizar todos los procesos

  En todos los procesos que lleva a cabo una empresa hay cosas que se hacen bien, otras que son mejorables, y otras que directamente habría que descartar, y la selección no es ninguna excepción. A fin de conseguir que el proceso sea cada vez más eficiente, es necesario monitorizar todos los pasos que se han llevado a cabo y analizarlos con detalle. Esto permitirá detectar buenas prácticas que habrá que seguir replicando en el futuro, pero también prácticas que es mejor obviar o que deben ser corregidas.   Escalar el proceso de reclutamiento es algo que podemos hacer con garantía de éxito si definimos muy bien cada uno de los pasos a dar y nos aseguramos de que todo el equipo del departamento de Recursos Humanos sabe lo que debe hacer en cada momento. Esto, unido al uso de nuevas tecnologías y a una adecuada monitorización, consigue que las empresas sean cada vez más eficaces en lo que a búsqueda de candidatos y contratación se refiere.   Hirint te permite ir más allá del CV y conocer bien a los candidatos, así como también realizar un cribado inicial para detectar quien se adapta mejor al puesto vacante y así contratar más rápido y mejor. ¿Quieres saber más ? Reserva una reunión aquí