Admitámoslo, ninguno de nosotros es perfecto, ni va a llegar a serlo. Los seres humanos tenemos muchas virtudes y muchas habilidades, pero también hay cosas que hacemos mal. Si nos equivocamos como individuos, con más razón lo hacemos cuando, de una forma u otra, estamos en comunidad. De ahí que ni el departamento de Recursos Humanos, ni ningún otro dentro de la empresa, pueda trabajar de forma perfecta y totalmente eficiente, porque siempre se cometen errores.
Tener esto claro, es un buen punto de partida para que los líderes comprendan que no pueden aspirar a la perfección de sus equipos de trabajo. Y, a la vez, saber que se cometen fallos, es un buen punto de partida para intentar evitarlos y conseguir que el trabajo salga lo mejor posible.
Por eso, vamos a ver cuáles son los principales errores que se siguen cometiendo en los departamentos de Recursos Humanos, porque así obtendremos una valiosa información que resultará de mucha utilidad a la hora de buscar una mejora en la eficiencia de los procesos de selección de personal y en la gestión de la plantilla.
Mala comunicación como uno de los errores en recursos humanos
Una de las claves del éxito en las empresas que han alcanzado sus objetivos y superado todas las expectativas, sin importar en qué sector económico operen, es una buena comunicación a todos los niveles.
Es fundamental que la información fluya dentro de la organización, para que todo el mundo sepa exactamente lo que debe saber. Cuanto mejor es la comunicación, menor es el riesgo de que se produzcan errores y, además, se genera una confianza que es fuente de motivación y de productividad.
Por otro lado, si la comunicación se da con naturalidad, evitamos la aparición de rumores, que ha quedado demostrado que tienen efectos muy perniciosos sobre la plantilla.
Una buena comunicación siempre es importante, pero lo es todavía más cuando esta se da entre el departamento de Recursos Humanos y otras áreas de la empresa. Porque, ¿cómo vamos a encontrar al candidato ideal para un puesto, si el responsable de la selección no tiene del todo claro qué está buscando quién vaya a ser el supervisor del nuevo trabajador?
No hacer ofertas de empleo claras
El diseño de una buena oferta de empleo es mucho más complejo de lo que parece. El anuncio debe contener datos esenciales para atraer a los candidatos más capacitados para el puesto, y también hacer parecer atractiva a la empresa.
Sin embargo, de un tiempo a esta parte, se están cometiendo graves errores en ese sentido, haciendo que los procesos de selección se prolonguen más de lo necesario, e incluso que acaben con la vacante sin cubrir.
Por muchos departamentos de Recursos Humanos se ha extendido la idea de que la oferta de empleo es más bien un anuncio de la empresa, en la que debe quedar reflejada como la mejor de su sector. Apenas se le da importancia al candidato, que se queda sin recibir la información necesaria.
Las empresas compiten entre sí para atraer el talento, y no quieren que la competencia descubra todas sus cartas, y eso nos ha llevado a ofertas de trabajo tan escuetas que, o bien no consiguen captar el interés de candidatos talentosos, o bien hacen que la primera criba sea larga y tediosa, porque se reciben cientos de currículums de personas que no son aptas para el puesto.
Esta falta de transparencia afecta tanto al departamento de Recursos Humanos como a los candidatos. Si tras la criba curricular aparece una persona que encaja en el perfil, es posible que tras la entrevista de trabajo esta decida que no quiere trabajar en la empresa, porque no le interesan las condiciones ofrecidas. De nuevo, estamos perdiendo tiempo y dinero.
La forma de solucionar este problema es darle a la oferta de empleo la importancia que se merece, y empezar a redactar los anuncios de forma mucho más detallada y transparente.
No proteger la información como otro de los errores en recursos humanos
El departamento de Recursos Humanos es uno de los más transitados por personas de dentro y fuera de la empresa. Hasta él llegan empleados de diferentes áreas, pero también los aspirantes que van a las entrevistas y a las pruebas selectivas, y esto supone un riesgo para la protección de datos.
Aunque en la mayoría de las empresas ya se adoptan medidas esenciales para proteger la información sensible, en este departamento hay que reforzar un poco más la seguridad, utilizando medidas que, en muchos casos, no se aplican. Por ejemplo:
- Asegurándose de que la pantalla del ordenador del técnico que hace la entrevista está apagada durante la conversación con el candidato, y evitando que esta pueda encenderse si no se introduce una clave.
- Revisando que antes de una reunión con alguien ajeno a la empresa no haya sobre la mesa documentos que contengan información del negocio o sobre otros candidatos.
Además, se comenten errores en materia de información sobre protección de datos. Al aspirante a un puesto se le solicita mucha información personal y datos que este brinda a la empresa, pero en pocos casos se le informa debidamente sobre qué se va a hacer con ella.
La empresa debe proteger su información interna, pero debe asegurarse también de proteger los datos de los candidatos, y de poner a estos al corriente de qué se hará con los datos suministrados en caso de que no resulten elegidos.
No invertir en formación
El líder del departamento de Recursos Humanos es el responsable de que su plantilla cuente con las competencias y habilidades necesarias para poder hacer bien su trabajo. Dado que todos podemos desarrollar nuevas aptitudes, es labor del responsable del departamento solicitar a la empresa que se mejore la formación de su equipo.
La falta de una adecuada formación está detrás de muchos de los errores que se cometen en en el proceso de reclutamiento y selección, por la incidencia de factores como los sesgos inconscientes. Algo que se podría evitar si los encargados de la selección hubieran recibido formación en torno a este tema, fueran conscientes de sus sesgos, y conocieran herramientas y fórmulas para evitar que estos actúen cuando deben elegir entre candidatos.
Por otro lado, al formar a los empleados, no hay que incurrir en el error de sobrecargarles con tareas. La formación debe ser algo que aborden con positividad y siendo conscientes de los efectos beneficiosos que tiene para ellos. Si formarse se convierte en un problema, por ejemplo si quita mucho tiempo en la jornada laboral, no querrán hacerlo.
Tener descentralizada la información de los trabajadores como otro de los errores en recursos humanos
Este departamento se encarga de todo lo relacionado con la gestión del personal de la empresa y, por tanto, tiene datos como el tipo de contrato de trabajo de cada empleado, sanciones que se hayan podido imponer, justificantes presentados en caso de ausencia, etc.
Documentación que puede ser importante de cara a futuros procesos o decisiones, y que acaba resultando difícil de consultar porque no está tan bien organizada como debería.
En plena era digital, el departamento de Recursos Humanos debería abrazar la política de cero papel (o intentarlo en la medida de lo posible). Sustituyendo el viejo sistema de archivo de documentos en carpetas y armarios archivadores, que suele dar lugar a pérdidas, por un sistema de archivo digital que registre conjuntamente toda la información relativa a cada empleado.
No hacer un buen onboarding para los nuevos empleados
La labor del departamento de Recursos Humanos en la selección de personal no acaba cuando el nuevo trabajador firma su contrato. Una vez que se ha convertido en empleado, desde este departamento se le debe brindar un especial apoyo.
Es el responsable de crear un proceso onboarding, o proceso de bienvenida, que permita al nuevo trabajador adaptarse a su nuevo puesto lo mejor y lo antes posible. Porque con ello se reduce la posibilidad de que no se sienta del todo cómodo y decida marcharse.
Dado que en el momento de incorporarse en la empresa el candidato solo ha tenido contacto con el personal de Recursos Humanos, debería ser este, con el que ya tiene cierta confianza, el que le acompañe a conocer a su nuevo jefe y compañeros.
También en este departamento se le debería proveer de la información necesaria para que esté al tanto de la cultura y los valores de la empresa.
Por otro lado, es conveniente que desde este departamento salga un email presentando al nuevo empleado al resto de la plantilla. Todo esto le ayudará a sentirse más integrado.
Se trata de una cuestión importante porque, en las empresas que no gestionan bien el onboading, o directamente no lo hacen, la tasa de renuncia en las primeras semanas es más alta.
Estos problemas que hemos visto son bastante comunes en muchas empresas, pero no por ser algo habitual dejan de ser algo relevante. De hecho, tal y como has podido comprobar, las organizaciones que han ido solucionándolos están consiguiendo mejores resultados. Por eso, ha llegado el momento de revisar tu departamento de Recursos Humanos y tomar medidas para acabar con estas ineficiencias.