HR Analytics: ¿qué es y cómo usarlo?

Si la tecnología es capaz de hacernos la vida un poco más fácil a nivel particular, está claro que también puede hacerlo a nivel laboral y empresarial. De hecho, el proceso de digitalización está dando lugar a empresas mucho mejor preparadas para adaptarse a los cambios, ya que el análisis de datos facilita la toma de decisiones y la hace más eficaz gracias al HR Analytics.

El departamento financiero de las compañías fue uno de los primeros en beneficiarse de la tecnología de última generación, y después lo hicieron las áreas de administración. En los últimos años, le ha llegado el turno al departamento de Recursos Humanos. Tanto es así, que la digitalización de este área y el uso de la Inteligencia Artificial están entre las tendencias más destacadas para este 2023. Y es en este escenario es en el que el HR Analytics cobra una especial importancia.

Tabla de contenidos

¿Qué es HR Analytics?

Con esta denominación hacemos referencia a sistemas de gestión integral que están orientados a los profesionales que trabajan dentro del área de los Recursos Humanos, y que permiten analizar de una forma exhaustiva, exacta y rápida, los principales indicadores relativos al personal de la empresa y a su relación con la entidad.

Un departamento de Recursos Humanos puede manejar muchos datos diferentes: estadísticas de contratación, tasas de absentismo, los tipos de contratos celebrados, informes de evaluación de los empleados, etc. Sin embargo, un alto volumen de datos no sirve para mucho si no somos capaces de organizar la información.

A día de hoy, carece de sentido poner a personal técnico especializado a hacer una labor de recopilación y análisis manual de datos para conocer, por ejemplo, cuál es el tiempo medio de permanencia en la empresa del personal contratado para el departamento de contabilidad. En su lugar, los expertos pueden hacer uso del HR Analytics.

Porque el objetivo de esta herramienta es trabajar con los datos, analizarlos en detalle y emitir informes que puedan ayudar a los expertos a comprender mejor la realidad de la situación que está viviendo la empresa, y a tomar decisiones.

En definitiva, ayuda a los líderes a:

  • Medir las diferentes tasas que es importante conocer en la empresa: absentismo, rotación, etc.
  • Analizar el estado en que se encuentra la administración de personal.
  • Tomar decisiones estratégicas basadas en datos actualizados en tiempo real.
  • Evaluar el rendimiento del personal y de los diferentes departamentos.
  • Agilizar la gestión por objetivos.

Más allá de los datos

La información es importante, pero una buena gestión de los Recursos Humanos requiere de mucho más que contar con los datos bien sintetizados. Si la persona que tiene que analizarlos y decidir en base a ellos no tiene del todo claro el significado que la información le está transmitiendo, de poco sirve contar con herramientas digitales avanzadas.

Quizá en algún momento las máquinas lleguen a sustituir a los seres humanos en algunas tareas pero, por el momento, para la gestión de personas seguimos necesitando a especialistas. Eso sí, profesionales que ahora pueden hacer su trabajo de forma mucho más efectiva gracias al apoyo que les brinda la tecnología.

El programa informático hace su trabajo comparando y analizando los datos que se le han pedido, y cuando termina su tarea comienza la labor del especialista en Recursos Humanos, que debe tener conocimientos suficientes para interpretar la información, buscar respuestas a las incógnitas, y soluciones a los problemas que los datos han puesto sobre la mesa.

Por ejemplo, con una buena analítica podemos obtener en apenas unos minutos toda la información relativa a las personas que han dejado de forma voluntaria la empresa en los últimos cinco años. Incluso podemos segmentar los datos en función del sexo, la edad, el área de trabajo, etc.

Supongamos que de esa información se extrae la conclusión de que, en los últimos cinco años, ha habido un elevado porcentaje de mujeres de 30 a 45 años que han abandonado voluntariamente su puesto en el departamento de marketing. El trabajo del especialista debe centrarse entonces en investigar qué es lo que está ocurriendo para que esto sea así, y adoptar soluciones.

¿Qué factores se pueden medir a través del HR Analytics?

Este tipo de software puede proporcionarnos información detallada y segmentada de cualquier aspecto relacionado con la gestión de Recursos Humanos que sea cuantificable. A efectos prácticos, las tres grandes categorías que podemos medir son:

Indicadores monetarios

A través de ellos podemos obtener información sobre el coste que tiene hacer nuevas contrataciones, el coste salarial que implica la plantilla, el coste de rotación, el coste que asume la empresa en caso de accidentes laborales, etc.

Indicadores de absentismo

Nos aporta datos sobre el número de días de baja de una determinada persona o de un determinado colectivo, las principales causas de baja, el índice de absentismo laboral en función de género o edad, e informaciones similares que también nos ayudarán a saber qué coste tiene para la empresa el absentismo.

Indicadores relacionados con la gestión

Son datos que nos hablan de lo bien o lo mal que lo estamos haciendo con respecto a la gestión de personal. Aquí encontramos información tan diversa como:

  • Nivel de satisfacción de los empleados.
  • Porcentaje de éxito de la contratación externa.
  • Volumen de promoción interna.
  • Índice de productividad.
  • Existencia de brechas salariales.

Beneficios de usar HR Analytics en la empresa

Mejora el proceso de contratación

Al evaluar el proceso de reclutamiento y la calidad de los candidatos, nos podemos hacer una idea mejor sobre si todo lo relacionado con la contratación es o no eficiente. Esto podemos saberlo buscando datos que nos ayuden a saber, por ejemplo:

  • Cuántos candidatos han aceptado la oferta de empleo propuesta.
  • Qué canales de búsqueda de candidatos funcionan mejor.
  • Cuántos candidatos hay que entrevistar (de media) para cubrir un puesto.

Mejora la retención de empleados

Como veíamos antes, el HR Analytics puede ser de mucha utilidad a la hora de evaluar la gestión de personal que está llevando a cabo la empresa. Conocer de primera mano información como el nivel de satisfacción que existe entre los empleados, ayuda a tomar medidas que incrementen la tasa de retención.

En el caso de Nielsen, el uso de HR Analytics y la aplicación de los datos obtenidos para buscar soluciones, les llevó a incrementar su tasa de retención entre empleados catalogados “en riesgo de fuga” .

Aumenta el rendimiento de los empleados

Los datos nos pueden ayudar a saber qué es lo que motiva realmente a los miembros de la plantilla a la hora de dar lo mejor de sí mismos en el trabajo. Si se implementan cambios que busquen incrementar la motivación, el rendimiento laboral subirá.

Aumenta el compromiso de los empleados

Esto está muy relacionado con lo que hemos visto hasta ahora. Porque al mejorar el nivel de satisfacción de los empleados conseguimos aumentar su rendimiento y también que se sientan más fieles a la empresa. Algo que, a su vez, influye positivamente para bajar la tasa de absentismo y subir la de retención.

Facilita la planificación de Recursos Humanos

Gracias a HR Analytics, podemos tener información en tiempo real de lo que ocurre en la empresa y, al analizar los datos, es posible establecer previsiones bastante acertadas de cara al futuro sobre lo que podría ocurrir en la gestión del personal. Podemos, por ejemplo, determinar que en un momento dado un departamento tendrá falta de personal, o anticiparnos a la marcha de un ejecutivo importante.

Ahorra tiempo y dinero

Por si todo lo anterior no fuera suficiente, todavía hay una razón más para utilizar HR Analytics, y es que proporciona a las empresas un gran ahorro de tiempo y de dinero a la hora de tomar decisiones. Porque estas no se basan en meras hipótesis o en información desactualizada, sino que se apoyan en información real y actual.

¿Cómo se usa el HR Analytics?

Para implementar esta tecnología hay que seguir una serie de pasos que son comunes a todas las empresas:

Identificación de los problemas a resolver

La tecnología puede aportarnos muchos datos diferentes, pero no tenemos que revisarlos todos. Lo que hay que hacer es priorizar a la hora de determinar los indicadores clave, que estarán relacionados con cuestiones que a la empresa le interesa resolver, como reducir la tasa de absentismo.

Priorizar y segmentar los problemas

Pueden existir muchos problemas en materia de Recursos Humanos, y todos ellos deben ser atendidos, pero a su debido tiempo. Lo primero es detectar las cuestiones cuya resolución es más importante, y empezar a trabajar en solucionarlas.

Recoger datos

La calidad del análisis va a depender de la calidad de los datos que haya recogido la empresa. Si no se tiene información suficiente, entonces hay que empezar por hacer una labor de recogida de datos.

Diseño del plan de actuación

Cuando la tecnología ha hecho su trabajo, llega el momento de que los especialistas hagan el suyo, y utilicen la información que el HR Analytics les ha brindado para diseñar un plan de actuación que pueda ayudar a corregir las ineficiencias que se han detectado.

A día de hoy, utilizar tecnologías relacionadas con la gestión de Recursos Humanos como HR Analytics es una buena fuente de ventaja competitiva, porque permite a la empresa estar al tanto de aquellos aspectos concretos en los que debe mejorar para lograr sus objetivos en materia de personal.