Claves para una gestión óptima de las soft skills

Algo está cambiando en el mercado laboral. Si revisamos las ofertas de empleo, e incluso los programas de formación que ponen en marcha las empresas en la actualidad, podemos comprobar que las soft skills empiezan a ganarle la batalla a las profesionales. La gestión de las soft skills se vuelve más importante que nunca.

Hace algo más de una década los candidatos a un puesto de trabajo debían contar con unas hard skills (habilidades duras o profesionales) muy bien definidas. Sin embargo, hoy en día interesan más las soft skills (habilidades blandas o personales), ¿qué es lo que ha cambiado?

Ha cambiado todo, y mucho más de lo que apreciamos a simple vista. En los últimos años hemos pasado por unos momentos de gran incertidumbre y nuevos retos a nivel social que han afectado al mercado laboral, y todo parece indicar que esta situación se va a prolongar en el tiempo.

Soft Skills

En un momento de cambios drásticos y constantes, lo que necesitan realmente las empresas son trabajadores que se adapten bien a las nuevas circunstancias. Que tengan autonomía a la hora de trabajar, que gestionen bien su tiempo, que sean buenos comunicadores, que tengan interés por seguir aprendiendo… todo esto son habilidades blandas.

No queremos decir con ello que las hard skills hayan dejado de ser importantes, porque no es así, pero sí que ahora se valoran con menos rotundidad. Porque es más fácil enseñarle a una persona cómo debe desarrollar una determinada tarea, que hacer de ellos un buen líder, o conseguir que gestione mejor su tiempo.

Las habilidades sociales se aprenden y desarrollan a lo largo de la vida. Cada experiencia vivida por la persona incide de forma directa en sus habilidades blandas. Lo bueno es que con una buena formación también se pueden aprender nuevas, o incluso mejorar las que ya se poseen.

En cualquier caso, para que las soft skills de verdad sean útiles para la empresa, lo que hace falta es que la organización sea capaz de hacer una buena gestión de las mismas. Vamos a ver cómo se puede lograr este objetivo.

Cómo hacer gestión de las soft skills en un equipo de trabajo

Hacer una evaluación

El primer paso implica siempre hacer un análisis de la situación, conocer cuáles son las habilidades personales que tienen los empleados. 

La mejor forma de lograrlo es a través de pruebas especializadas como Hirint. Esto permite ver qué habilidades personales que se están manejando dentro del grupo y detectar necesidades con respecto a las mismas.

Medir como otra forma de hacer gestión de las soft skills

No basta con estar al tanto de las soft skills que se aplican, hay que ir un paso más allá y conocer el nivel de habilidades blandas de cada empleado. Saber cuáles tiene más potenciadas cada persona y cuáles sería necesario desarrollar más.

Obtener feedback

Estamos trabajando con personas, así que no podemos depender de todo lo que digan los datos. Tras evaluar y medir las habilidades, es interesante conversar con los empleados y obtener su feedback, porque ellos mismos son los que mejor se conocen.

Una conversación con un trabajador puede poner de relieve capacidades personales que este no había demostrado en los test. 

Seleccionar las soft skills como otra forma de hacer gestión de las soft skills

En una job description intentamos definir de la forma más exacta posible las tareas que hay que llevar a cabo dentro de un determinado puesto de trabajo, y las capacidades y conocimientos que debe tener quien lo ocupe. Pero sabemos que, a la hora de la verdad, será imposible encontrar a alguien que encaje al 100% en el perfil diseñado. Es entonces cuando los técnicos de personal empiezan a desechar requisitos para poder encontrar a un buen candidato.

Con las habilidades blandas pasa algo similar. Está claro que todas ellas son interesantes y beneficiosas tanto para los empleados como para la empresa, pero no podemos pretender que todos los empleados dispongan de todas.

Hay que hacer un proceso de criba y determinar qué habilidades blandas son realmente importantes para quien ocupa un determinado puesto de trabajo. El resto pueden quedarse en un segundo plano.

Entrenar las habilidades

El último paso en la gestión de habilidades blandas es formar a los empleados para que desarrollen y potencien aquellas capacidades que hemos determinado como muy útiles para quien está ocupando un puesto de trabajo concreto.

Gestionar la formación y la gestión de soft skills

Tras todo lo anterior llega el momento de seguir avanzando en el proceso. Hemos decidido que hay que formar a los empleados en habilidades personales pero, ¿cómo llevar esto a cabo de la mejor manera posible?

Explorar los intereses de los trabajadores

Estos programas de formación deben ser lo más personalizados posible, adaptándose a los intereses de la persona y a las características de su puesto de trabajo.

Por ejemplo, un especialista del departamento de marketing puede estar interesado en mejorar su habilidad de comunicación para poder realizar sus exposiciones con mayor seguridad en sí mismo y más eficacia. Mientras que un empleado de almacén que se dedica a la preparación de pedidos puede estar más interesado en desarrollar habilidades relacionadas con la gestión del tiempo de trabajo, para organizar mejor sus tareas, ser más productivo, y reducir sus niveles de estrés.

Despertar el interés

Muchos empleados no han oído hablar de habilidades blandas y no tienen del todo claro cómo pueden ayudarles estas dentro y fuera de su trabajo. Por eso, una de las primeras misiones de la empresa es conseguir que los miembros de su plantilla conozcan todos los beneficios de desarrollar nuevas capacidades de este tipo.

Además, hay que dar difusión a los cursos que se van a ofrecer, y para ello hay que utilizar todos los medios posibles: correos electrónicos, memorandos, pósters, redes sociales, etc.

Facilitar el proceso de inscripción

Cuando la participación en este tipo de formaciones es voluntaria, hay que intentar reducir al máximo las barreras que se pueden encontrar quienes están interesados en tomar parte en los cursos.

Un formulario de inscripción sencillo es lo más eficaz. De hecho, cuando menos datos se pidan, mucho mejor. Así que hay que limitarse a algo que el empleado pueda cumplimentar en apenas uno o dos minutos y sin tener que estar buscando datos como su antigüedad en la empresa.

Utilizar el microlearning

Los trabajadores tienen ganas de seguir mejorando sus competencias, no importa si se trata de hard skills o soft skills, lo que no quieren es que este reciclaje profesional implique para ellos tener que desatender sus obligaciones a nivel profesional o personal.

Si le decimos a una persona que tiene que invertir dos horas a la semana en su formación, y que debe hacerlo en horario de oficina y luego intentar ponerse al día con su trabajo, o que tiene que estudiar por su cuenta en su tiempo libre, lo más seguro es que el porcentaje de alumnos que acaben el curso no sea demasiado alto.

Hay que buscar fórmulas que hagan de la formación algo mucho más sencillo y accesible. A sistemas como el e-learning y la gamificación se ha unido últimamente el microlearning, que resulta perfecto para conciliar la vida laboral y personal con la formación. Se trata de pequeñas “píldoras” formativas que se pueden consumir en cualquier momento: en la pausa del café, esperando al autobús…

Una breve lección de menos de cinco minutos al día puede llegar a ser mucho más efectiva que una clase presencial de 60 minutos una vez por semana.

Pasar a la acción

La formación en las empresas es útil y necesaria y, sin embargo, no siempre resulta un éxito. Esto se debe a una mala planificación, porque de nada nos sirve aportar formación teórica a los empleados si, a la hora de la verdad, no van a ponerla en práctica. Lo que sucede en estos casos es que la empresa está perdiendo dinero y sus empleados están perdiendo su tiempo.

La formación en habilidades blandas promueve el learning by doing, es decir, el pasar a la acción. No se trata solo de que los alumnos realicen ejercicios prácticos, sino de que busquen una aplicación práctica en su trabajo de lo que están aprendiendo.

Por ejemplo, si han aprendido a utilizar diferentes herramientas, uno de los ejercicios prácticos del curso puede ser integrar alguna de ellas en la rutina diaria. Porque, en cuanto el empleado se acostumbre a usarlas, ya le estará sacando partido a la formación.

Solicitar feedback

De nuevo, los empleados son la fuente de información más valiosa. ¿Les ha gustado el curso? ¿Les ha permitido desarrollar nuevas habilidades? ¿Cómo ha cambiado su forma de trabajar tras la formación?

Conocer la respuesta a este tipo de preguntas es la mejor manera de saber si la inversión de recursos ha sido verdaderamente útil. Por suerte, este tipo de datos se pueden obtener fácilmente mediante una encuesta que debería realizarse unos 10 o 15 días después de haber finalizado la formación, para que los participantes tengan la ocasión de ver si de verdad lo que han aprendido les resulta de utilidad en su puesto de trabajo.

Las soft skills son complejas, y eso provoca que no sean fáciles de gestionar. Sin embargo, evaluar la situación y diseñar un plan formativo en consecuencia, puede hacer que los empleados empiecen a desarrollar y a utilizar habilidades que hasta el momento no estaban teniendo en cuenta. Dando como resultado una mayor satisfacción laboral dentro de la plantilla y unos mejores resultados para la empresa.