Las empresas se enfrentan a un entorno altamente cambiante y muy competitivo, y esto hace que la capacidad de los miembros de su plantilla para trabajar en equipo de manera efectiva sea cada vez más importante. En este contexto, una comunicación clara y efectiva es uno de los pilares fundamentales para que el ambiente de trabajo sea positivo y para que las organizaciones puedan alcanzar las metas que se han planteado.
No importa si el equipo de trabajo es más grande o más pequeño, para maximizar su rendimiento es importante que todos sus miembros sean capaces de transmitir sus ideas y de escuchar activamente, porque esta es la base para que sus diferentes habilidades y capacidades puedan coordinarse entre sí.
Esto nos hace conscientes de lo realmente importante que es la comunicación y la colaboración dentro del equipo de trabajo. Por eso, no es algo que pueda dejarse al azar, sino que las empresas deben tomar medidas para su potenciación.
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Beneficios de mejorar la comunicación y la colaboración
Antes de analizar qué medidas se pueden tomar, conviene repasar las ventajas que le reporta a la organización y a sus empleados contar con una buena comunicación e incentivar la colaboración entre los miembros de los equipos de trabajo.
Reduce la conflictividad laboral y mejora el clima laboral
Una comunicación abierta y transparente es la mejor forma de evitar malentendidos que pueden acabar desencadenando conflictos. Si los miembros de un equipo de trabajo se comunican de una forma clara, hay una retroalimentación positiva y todo el mundo sabe lo que tiene que hacer y lo que se espera de él.
La comunicación no solo evita el conflicto, sino que fortalece las relaciones interpersonales, consiguiendo que el clima laboral se vuelva más armonioso. Lo cual, a su vez, estimula la productividad.
Mejora la coordinación
Si se conocen los objetivos, las tareas asignadas, y las fechas límite, es más fácil que los miembros del equipo se coordinen entre sí y trabajen de forma eficiente. Casi sin ser conscientes de ello, los trabajadores colaboran de una manera más fluida y les resulta más sencillo avanzar juntos hasta el objetivo que deben conseguir.
Fomenta la creatividad y la innovación
Empleados creativos y capaces de “pensar fuera de la caja” es precisamente lo que necesitan las empresas en un entorno tan cambiante como el actual.
Si la comunicación fluye bien y los empleados colaboran entre sí de una manera efectiva, empezarán a compartir ideas y hallarán soluciones efectivas para problemas que quizá hace unos meses no existían.
En este punto es especialmente importante la diversidad. Cuanto más diversos sean los equipos de trabajo, más cosas diferentes podrá aportar cada empleado, lo que permitirá encontrar enfoques innovadores y efectivos para hacer frente a las dificultades.
Ayuda a resolver conflictos
Como decíamos antes, la comunicación y la colaboración contribuyen a reducir la conflictividad laboral, pero no siempre los problemas son evitables. En caso de que llegue a surgir un conflicto, una comunicación clara y la preexistencia de camaradería entre los miembros del equipo serán de gran ayuda para resolver la controversia.
Si la empresa lo ha hecho bien a la hora de promover la comunicación y la colaboración, cuando surja un problema habrá la suficiente empatía entre los empleados como para que estén dispuestos a dialogar y a alcanzar una solución que satisfaga a todos.
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Claves para mejorar la comunicación y la colaboración en los equipos de trabajo
Establecer canales de comunicación claros
Si se busca potenciar la comunicación, es lógico pensar que lo primero que hay que hacer es crear unos canales que agilicen y faciliten las conversaciones entre todos los miembros del equipo.
Hay muchas herramientas digitales y clásicas que se pueden utilizar:
- Correo electrónico. Gracias a él, es posible mandar información detallada, así como compartir archivos. Para un buen uso de este medio de comunicación es imprescindible definir de manera clara el asunto y remitirlo a los destinatarios adecuados.
- Mensajería instantánea. Herramientas como Slack o Microsoft Teams permiten una comunicación ágil y en vivo. La mensajería instantánea se puede utilizar para tratar temas puntuales que requieran de una respuesta inmediata.
- Reuniones. Ya sean cara a cara o a través de Zoom o similares, las reuniones son esenciales para revisar el avance de los proyectos y resolver dudas.
- Plataformas colaborativas. Las herramientas en línea como Google Drive o Trello agilizan la colaboración sin necesidad de que haya una comunicación directa, porque permiten ver quién está trabajando en cada tarea y cuál es el progreso en las mismas. De esta forma, resulta más sencillo saber en qué hay que centrarse en cada momento
- Intranet. Los portales internos de las empresas son los mejores lugares para compartir información importante para todos los miembros del equipo, como las políticas internas o las actualizaciones de datos más relevantes. Esto permite una centralización de la información que, a la vez, mejora la protección de los datos sensibles.
Fomentar la escucha activa
La comunicación que es imprescindible para una buena colaboración se divide en dos fases: la emisión del mensaje y la recepción. Pero, en realidad, no basta con recibir o escuchar el mensaje, sino que se requiere una escucha activa.
Para fomentarla hay que animar a los miembros del equipo a estar presentes en las conversaciones importantes y a prestar atención a lo que dicen los demás. Una buena forma de lograrlo es evitando distracciones como el uso de dispositivos electrónicos. Por ejemplo, dejando los móviles fuera de las reuniones.
Además, es importante mostrar interés genuino por las ideas y preocupaciones de los demás. Hay que animar a los miembros del equipo a demostrar su empatía y a estar abiertos a entender diferentes opiniones.
Para practicar la escucha activa es también imprescindible aprender a respetar los tiempos. Los trabajadores deben ser conscientes de que no se puede interrumpir a quien está hablando hasta que no haya terminado de transmitir su mensaje. Esto ayuda a entender mejor lo que otra persona quiere comunicar, y desarrolla la empatía.
No siempre se puede prestar atención al 100% a las otras personas e, incluso si se hace, es posible que una parte del mensaje no se haya entendido. A fin de fomentar la escucha activa y de sacarle todo el partido posible, las empresas deben hacer ver a sus empleados que no pasa nada por hacer preguntas clarificadoras. Esto demuestra compromiso con el emisor del mensaje y evita malentendidos.
Establecer unas expectativas y metas claras
Muchos de los problemas que surgen en la colaboración tienen su origen en que no se ha comunicado correctamente cuál es el objetivo que se está persiguiendo, y los miembros del equipo no saben muy bien qué es lo que tienen que hacer.
Es responsabilidad de la empresa comunicar de manera clara y concisa los objetivos. Estableciendo metas que sean específicas, medibles, alcanzables, relevantes, y que deban lograrse en un determinado plazo de tiempo.
Junto a las metas hay que comunicar la visión general y el propósito del equipo. Es decir, informar sobre qué objetivo se persigue y por qué. Esto le da al equipo un contexto que le permite entender el motivo por el que se le están exigiendo ciertas cosas, y ayuda a la hora de establecer prioridades y organizar el trabajo.
Es también en esta fase de comunicación de las metas cuando se deben definir los roles y responsabilidades de cada miembro del equipo. Si la organización no lo hace, los roles se definirán de manera natural dentro del grupo de trabajo, y esto no siempre es lo más adecuado. Es la empresa la que conoce las habilidades y fortalezas de cada uno de sus empleados y, en consecuencia, es la que está capacitada para decidir quién debe hacer qué.
Celebrar los logros y reconocer el trabajo en equipo
Para fomentar la colaboración y una buena comunicación no hay nada mejor que reconocer que se está avanzando por buen camino en estos temas. Si el equipo ha alcanzado un logro, no hay que dudar en reconocerlo.
Implantar la cultura del reconocimiento impulsa a los trabajadores a nivel individual, y a los equipos de trabajo, a dar lo mejor de sí para alcanzar las metas planteadas.
En el caso de grandes logros, el reconocimiento debe ser todavía mayor, y no es mala idea organizar una celebración o algún tipo de evento especial. Esto refuerza tanto la motivación como la camaradería.
El reconocimiento grupal no implica que no haya un reconocimiento individual. Si alguno de los miembros del equipo ha destacado por encima del resto, hay que hacérselo saber. Esto demuestra que a la empresa le importa tanto el rendimiento del equipo como el de cada una de las personas que lo integran.
Junto a la retroalimentación positiva también está la negativa. Si algo no se ha hecho bien, o es mejorable, es importante informar sobre ello. Pero la crítica siempre debe darse desde un punto de vista constructivo. Que el equipo o el empleado no lo vean como algo malo, sino como una información que les puede resultar de utilidad para seguir mejorando.
Una comunicación efectiva y una colaboración sólida son esenciales para que los equipos de trabajo alcancen el éxito en las tareas que se les han encomendado. Lograrlas está en la mano de las empresas, que deben promover las condiciones para que ambas se den, pero también requiere de un fuerte compromiso por parte de los empleados.
